コンプライアンス
当社グループにおいては、以下の3つの柱を軸として、コンプライアンスに関する取組みを行っています。また、取組みの検討・実施に際しては、①コンプライアンス違反が起こらないように、②コンプライアンス違反を早期に発見・是正するために、という観点をもって行うこととしています。
なお、コンプライアンスに関する活動については、毎年取締役会に報告されています。
(1)コンプライアンスに関するルールについて
当社グループでは、「Pigeon DNA・Pigeon Way」に則り、ピジョンが社会から信頼・支持される企業であり続けるために常に持つべき倫理観である企業倫理指針と、社員一人ひとりが企業倫理指針をさまざまな企業活動の中で具体化していくうえでのガイドラインである行動規範から成る、コンプライアンスの基本方針である「企業倫理綱領」を定めています。この企業倫理綱領は、当社グループ社員一人ひとりが、すべての法令、社会規範およびその精神を遵守し、より高い倫理観を持って誠実に行動することを宣言するもので、ステークホルダーからの厚い信頼・支持を得るための指針となるものです。
更に、特に当社グループ全体に共通してリスクの高い「贈収賄・腐敗防止」「競争法遵守」「情報管理」の3分野については、具体的にとるべき行動および必要な体制や仕組みを示す「コンプライアンスポリシー」を定めています。
加えて、コンプライアンス違反を早期に発見、是正することを目的に、内部通報制度として、「スピークアップ窓口」(ピジョングループ社員用、窓口は監査役 、法務部、顧問弁護士の3つ)、「ピジョン・パートナーズライン」(お取引先様等用、窓口は法務部、顧問弁護士の2つ)を各々設置しています。2023年からは、ピジョングループ社員用の窓口に匿名性確保および複数言語対応が可能となる通報システムを導入しました。社内外で問題が発見された場合には、その連絡者・相談者の保護に十分に配慮したうえでリスクマネジメント委員会または監査役等の内部通報窓口担当者において事実関係を調査するなど当該通報へ対応しており、対応結果をうけリスクマネジメント委員会において必要に応じて再発防止策を講じています。通報対応にあたっては、必要に応じて顧問弁護士の助言を得ることで対応および解決の適法性にも留意しています。なお、2023年度におけるスピークアップ窓口通報件数は6件、ピジョン・パートナーズライン通報件数は0件となっています。
企業倫理綱領についてはこちら
コンプライアンスポリシーについて
- 贈収賄・腐敗防止指針では、贈収賄・腐敗に対する当社グループの立場を明確にし、当社グループ社員の義務を定め、また、「接待・贈答」「慈善寄附・政治献金」「第三者等の起用」に関する細則を定めています。それぞれの場面において本指針および各細則を遵守することによって、贈収賄・腐敗防止の徹底に努めています。
- 競争法遵守指針では、競争法上の禁止行為・危険な分野に対する当社グループの立場を示し、当社グループ社員の義務を定め、細則として「競争法違反リスク」を確認するためのチェックリストや「業界団体の活動と会合への出席」に関するガイドラインを定め、競争法遵守の徹底に努めています。
- 情報管理基本指針では、当社グループの情報管理に関する体制ならびに秘密情報および個人情報の取扱いについての当社グループ社員の義務を定め、また「個人情報」「秘密情報」それぞれ細則で取扱いの詳細を定め、もって、情報管理の徹底に努めています。
内部通報制度について
「スピークアップ窓口」(社内通報制度)
【窓口】
窓口としては、以下の3つのラインを用意しています。なお、窓口へのアクセスには、匿名性を確保し、当社グループ各社の言語に対応したシステムを導入しています。
①社内窓口(法務部宛て) ②社内窓口(監査役宛て) ③社外窓口(顧問弁護士宛て)
【通報・相談内容】
贈収賄、粉飾決算、利益供与、横領、情報漏えい等を含む重大な法令違反をはじめ、企業倫理等に反する行為やピジョングループの信用を傷つけるような行為等を対象とします。
【通報者等の保護】
守秘義務、範囲外情報共有の禁止、および通報・相談したことまたは調査に協力したことを理由とした通報者や調査協力者の不利益な取り扱いの禁止、また通報者の探索の禁止等について社内規程に定めており、当該規程に基づいて運用しています。
また、通報者保護の観点から、匿名での通報も受け付けており、かつ、社外窓口への通報の場合には所属および氏名は顧問弁護士限りとすることも可能な運用としています。
「スピークアップ窓口」(社内通報制度)通報後のフロー図
「ピジョン・パートナーズライン」(お取引先様コンプライアンス通報・相談窓口)
ピジョングループとの取引等において、ピジョングループ社員の行為が企業倫理等に違反(コンプライアンス違反)するおそれがあるのではないか、または違反しているのではないか等の不信をもたれた場合に、お取引先様等がその通報・相談窓口として利用することができる「ピジョン・パートナーズライン」を設置しています。
社内窓口(法務部宛て)および社外窓口(顧問弁護士宛て)の2つの窓口を設置しており、窓口の運用にあたっては守秘厳守、通報・相談したことを理由として通報者および通報者の所属会社(取引先)の不利益な取扱いの禁止について社内規程において定めています。
「ピジョン・パートナーズライン」への通報・相談方法
【留意点等】
- ご連絡いただきました内容は、公正・公平な観点からご指摘事項の確認・調査を行い、ご連絡された方に調査結果をご報告いたします。このような目的からご利用に際しましては、ご氏名、ご連絡先を明記されますようにお願いいたします。
- コンプライアンス違反と関係のない個人への誹謗・中傷等の内容の通報につきましては、ご遠慮願います。
- ご連絡いただいた方のプライバシーおよび個人情報は、内容の確認・調査を実施する最小限の関係者にのみ開示し、それ以外の関係者には開示いたしません。また、ご本人のご承諾を得ない限り、お問合せ、返信以外には使用いたしません。その他の個人情報の取り扱いについては、こちらの通りとさせていただきますので、当該取り扱いにご了承いただける場合に通報・相談ください。
- 当社からの回答はご連絡をいただきましたご本人様のみといたします。ただし、お取引先様の会社としてのご連絡であることが明白な場合は、この限りではありません。
- 通報・相談したことを理由として、当社が通報した方およびその勤務先を不利益に扱うことはありません。
【ご連絡方法】
ご連絡は次の窓口にEメールまたは郵便(封書)でお送りください。
社内窓口
〒103-8480 東京都中央区日本橋久松町4-4
ピジョン(株) 法務部 シニアマネージャー
Email: pigeon_partners_line(a)pigeon.com
※(a)を@に変えて送信ください。
社外窓口
〒100-0005 東京都千代田区丸の内2-2-2 丸の内三井ビル
シティユーワ法律事務所 ピジョン・パートナーズライン宛
Email: pigeon_partners_line(a)city-yuwa.com
※(a)を@に変えて送信ください。
(2)コンプライアンス教育について
当社グループでは、上記のルール(「Pigeon DNA・Pigeon Way」、企業倫理綱領、コンプライアンスポリシー)および内部通報制度等を題材として、当社および国内・海外グループ各社において教育を実施することにより、当社グループ全社員に対するコンプライアンスの浸透を図っています。
2023年は、内部通報制度およびコンプライアンスポリシーを重点的に取り上げて研修を実施しました。具体的には、当社グループのすべての社員に対して、独自の資料に基づいて2023年から導入した内部通報制度のシステムの利用方法についての説明およびケーススタディを用いたコンプライアンスポリシーの解説を行いました。研修後には受講者へのアンケートを行い、教育・研修内容の改善に活かしています。加えて、当社および国内グループ全社の社員に内部通報制度およびコンプライアンスポリシーをテーマとして「ピジョンコンプライアンス通信」を月1回配信し、社員が日常業務において身に着けておくべきコンプライアンスの浸透を図りました。
(3)コンプライアンスモニタリングについて
当社グループでは、定期的に、当社および国内・海外グループ全社の社員に対して、コンプライアンスモニタリングを実施しています。当社グループにおけるコンプライアンスリスクを把握、分析し、上記のコンプライアンス体制・仕組みおよび教育に反映させ、当社グループのコンプライアンスリスクの低減、当社グループ役員および社員のコンプライアンス意識の醸成を図ることを目的に実施しています。
2023年はコンプライアンスモニタリングを実施し、グループ全体およびグループ各社等の単位で結果を整理、分析を行いました。グループ全体での課題としては、その制度趣旨や利用者保護の内容も含めた内部通報制度の周知不十分、業績優先の傾向が見られる点などがあげられるため、2024年以降におけるコンプライアンスに関する取組みとして、内部通報制度の周知・理解浸透、コンプライアンス重要性(優先)の理解に繋がる具体策の検討、実施を行うこととしています。